De vrijwillige fusie tussen Hasselt en Kortessem is atypisch in vergelijking met de meeste andere lopende fusietrajecten enerzijds omwille van het grote verschil in aantal inwoners en anderzijds door het feit dat een centrumstad en een gemeentebestuur fuseren.
Het vergelijken van de dienstverlening en de processen en systemen van beide besturen wijst uit dat deze van Hasselt een aanzienlijk sterkere mate van digitalisatie kennen. De basis voor de blauwdruk voor de fusiestad is dan ook de werking van de centrumstad Hasselt.
Een nieuw ondernemingsnummer als gevolg van het ontstaan van een nieuwe rechtspersoonlijkheid heeft concrete gevolgen voor beide fusiebesturen zowel op administratief als fiscaal en financieel vlak. We lijsten deze hieronder op (niet limitatief):
- Administratief
- Aanpassing masterdata: alle systemen en randsystemen moeten het nieuwe ondernemingsnummer vermelden.
- Alle sjablonen van contracten, bestelbonnen, aan- en verkoopfacturen moeten gewijzigd en/of geherprogrammeerd worden.
- Bij een gewijzigd ondernemingsnummer wijzigen alle personeelsleden van de gemeenten en OCMW’s van werkgever met bijgevolg aanpassingen in HR systemen en een aangifte sociale zekerheid onder het nieuwe ondernemingsnummer. Dit creëert een risico bij de overdracht voor de continuïteit van de ziekteverzekering, link RVA en mutualiteiten, sociale Maribel, tijdskrediet, …
- De grootste ICT toepassingen van bijvoorbeeld financiën, de sociale dienst, HR, burgerzaken enz. dienen opnieuw worden opgezet. Dit heeft niet enkel financiële gevolgen maar betekent ook dat in een aantal gevallen in een overgangsperiode dubbel gelopen moet worden. Gezien de schaalgrootte van Hasselt betekent dit een grote administratieve belasting.
- Alle systeem-koppelingen met deze toepassingen zouden bovendien verlegd moeten worden, wat een aanzienlijk risico met zich meebrengt. De dienstverlening en interne werking van tal van bedrijfskritische processen lopen hierbij risico in het gedrang te komen indien hier iets misloopt.
- Deze ontdubbeling in ‘oude’ en ‘nieuwe’ toepassingen brengt met zich mee dat rapporteren bemoeilijkt wordt. Dit heeft bovendien ook een impact op de benodigde ICT infrastructuur (server capaciteit). De kosten om de oude omgevingen raadpleegbaar te houden zijn bovendien niet eenmalige transitiekosten, maar lopen voor bepaalde applicaties op tot 10 jaar wegens de wettelijke bewaartermijnen en operationele noden om opzoekingen te doen in oude data.
- De software voor de uitbetaling van OCMW-ondersteuning werkt op basis van een NIS-code. Bij toekenning van een nieuwe NIS-code zullen dossiers met een looptijd tot en met 31.12.2024 werken met de oude NIS-code en vanaf 01.01.2025 met de nieuwe NIS-code. Dit betekent dat alle dossiers met betrekking op 2025 opnieuw moeten worden doorgestuurd naar POD MI met een grote administratieve werklast als gevolg.
- Ook voor burgerzaken zijn er belangrijke gevolgen en meer bepaald voor de flow van identiteitskaarten, verblijfskaarten, reispassen en rijbewijzen.
- Tenslotte impliceert dit de organisatie van een generieke communicatie naar alle leveranciers, dienstverleners en andere derden in verband met een nieuw ondernemingsnummer en gepersonaliseerde communicatie voor nieuwe bestelbonnummers.
- Fiscaal en financieel
- Het krijgen van een nieuw ondernemingsnummer betekent ook dat er een nieuwe entiteit ontstaat met nieuwe bankrekeningen. Dit betekent zeer veel extra administratieve last (sjablonen, dubbele opvolging, ….) zowel voor stad en OCMW als voor de klant en mogelijke verwarringen rond betalingen.
- Doordat er een nieuwe entiteit zou ontstaan moeten er zeer veel kosten gemaakt worden om de operationaliteit (drukwerk, ICT, consulting, …) en wettelijkheid te kunnen blijven garanderen zowel in de oude entiteit als in de nieuwe. Deze kosten zullen aanzienlijk dalen indien het ondernemingsnummer kan behouden blijven.
- Er is onzekerheid wat betreft de overdracht van het reservefonds voor de financiering van de statutaire pensioenen naar de nieuwe rechtspersoon.
Gelet op de verregaande impact die de totstandkoming van een nieuwe rechtspersoon met zich meebrengt, in combinatie met het aanzienlijke verschil in aantal inwoners en de keuze voor de processen en systemen van Hasselt als basis, wensen beide besturen de vraag voor te leggen aan de Vlaamse Regering om bij de vrijwillige fusie tussen Hasselt en Kortessem de rechtspersoonlijkheid van stad Hasselt en OCMW Hasselt te behouden.
Dit is een louter administratieve vereenvoudiging met het oog op continuïteit, risicobeperking en onder controle houden van de directe en indirecte integratiekosten. Op deze manier kan de focus liggen op een succesvolle integratie van Kortessem binnen de stabiele blauwdruk van Hasselt.
De overige relevante decretale bepalingen van toepassing op de vrijwillige fusie blijven onverkort doorwerken. De vraag van stad en OCMW Hasselt en Kortessem doet hieraan geen afbreuk.
Deze vraag wordt op 26.03.2024 ook voorgelegd aan de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van Hasselt.