2022_GR_00117 - Cloudmigratie - Lastvoorwaarden en gunningswijze - Goedkeuring

De wet van 29.07.1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

De wet van 17.06.2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17.06.2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 38, § 1, 2° (onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen in het kader van een openbare of niet-openbare procedure).

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22.12.2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22.12.2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

Het Bestuursdecreet van 07.12.2018.

Het koninklijk besluit van 14.01.2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18.04.2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Het besluit van het schepencollege van 20.07.2022 houdende de stopzetting van de procedure  inzake het project 'Migratie naar Cloudomgeving'.

Het college van burgemeester en schepenen besliste, in zitting van 26.08.2021, om de firma Hub.Co, Tongersesteenweg 381A te 3840 Borgloon, aan te stellen voor de analyse, opmaak, behandeling en uitrol van de overheidsopdracht in het kader van de transformatie naar de Cloudomgeving.

In het kader van de opdracht “Cloudmigratie” werd een bestek met nr. 2022-541 opgesteld.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 417.970,00 + € 87.773,70 (21% btw) = € 505.743,70 voor de volledige kosten op vier jaar. Hierbij werd rekening gehouden met een onvoorziene kost van 10%.
De opdracht wordt opgedeeld in 2 fasen, waarbij fase 2 optioneel tot 36 maanden na de gunning van de opdracht uitgevoerd kan worden.

Fase 1
In fase 1 wordt de lokale server vervangen door een oplossing in de Cloud, wat op termijn een besparing betekent door het wegvallen van investeringen in een nieuwe lokale server. Ook zal er in deze fase verhoogde Security worden geïmplementeerd omdat ook steden en gemeenten, groot en klein, onderhevig zijn aan cybercriminaliteit.

Kosten fase 1
éénmalige aankoopkost = € 70.700,00 + € 14.847,00 (21% btw) = € 85.547,00
jaarlijkse gebruikskost = € 42.900,00 + € 9.009,00 (21% btw) = € 51.909,00

Fase 2
In fase 2  kan AVD (Azure Virtual Desktop) worden geïmplementeerd. Dit betekent dat de eindgebruikers via een laptop/desktop een virtuele sessie starten op de server in de Cloud en dus niet meer op de lokale laptop/desktop. Hardware-matig kan er gewerkt worden met minder krachtige laptops/desktops. Dit vereenvoudigt het beheer van de hardware en toepassingen omdat  alles centraal aangestuurd kan worden.

Kosten fase 2
éénmalige aankoopkost = € 45.880,00 + € 9.634,80 (21% btw) = € 55.514,80
jaarlijkse gebruikskost = € 33.748,00 + € 7.087,08 (21% btw) = € 40.835,08

Het college van burgemeester en schepenen besliste, in zitting van 20.07.2022, om de plaatsingsprocedure voor de opdracht "Migratie naar Cloudomgeving" stop te zetten omwille van een onaanvaardbare offerte.
Er wordt voorgesteld om, volgens artikel 38, §1, 2° van de wet inzake overheidsopdrachten (onregelmatige of onaanvaardbare offertes ingediend naar aanleiding van openbare of niet-openbare procedure) de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.

Welke concrete wijzigingen werden aangebracht in deze opdracht t.o.v. de stopgezette opdracht:

• De procedure:
  Bij de mededingingsprocedure met onderhandeling is het mogelijk, rekening houdend met de bedragen van de aanbesteding, om na het ontvangen van de offertes nog prijsonderhandelingen te kunnen voeren met de firma's die een offerte hebben ingediend. Gezien de complexiteit van de opdracht, geeft dit ons de mogelijkheid om  de prijs  extra onder druk te zetten om zo,  na de onderhandelingen, een gunstigere finale offerte te bekomen.
• Inhoudelijke wijziging bestek:
  De grootste inhoudelijke wijziging is de opsplitsing van het project in twee fasen, waarbij de tweede fase op onze aanvraag optioneel uitgevoerd kan worden binnen een termijn van 36 maanden na de toewijzing.
  De hoofdreden van deze wijziging is drieledig.
  • De eerste, en meest belangrijke, is uiteraard budgettair. Door deze opsplitsing worden  de eenmalige en recurrente kosten voor 2023 tot en met 2025 bijna gehalveerd. Vanuit de ICT dienst leveren we op deze manier een bijdrage  in deze financieel woelige tijden, waarin steden en gemeenten, omwille van de hoge inflatie cijfers, voorstaan.
  • Ten tweede willen we de impact op de eindgebruikers verkleinen door het project in twee fasen op te splitsen.
  • Tenslotte zal de ICT dienst, na de implementatie van de eerste fase, de nodige tijd nemen om in de praktijk aan te voelen en te evalueren of de tweede fase kosten-baten, met het bedrag voorzien in de finale offerte, zinvol is.

Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget en exploitatiebudget van 2022, op budgetcodes 2402000/10/0119/01 (actie/raming AC000076/MJP001098) en 6130021/10/0119/01 (actie/raming AC000076/MJP001081) van het meerjarenplan 2020-2025.