2021_GR_00142 - Thuiswerkbeleid: evaluatie en bijsturing - Goedkeuring

Op 28.08.2020 keurde de gemeente- en de OCMW-raad het structureel thuiswerkbeleid goed. Omwille van de coronapandemie en het verplichte thuiswerk kon dit beleid tot op heden niet omgezet worden in de praktijk. Het extra jaar verplicht doorgedreven thuiswerk heeft intussen tot nieuwe ervaringen en inzichten geleid.

In het licht van die nieuwe ervaringen en inzichten evalueerde het managementteam op 24.06.2021 het oorspronkelijke structureel thuiswerkbeleid (goedgekeurd in de raden van 28.08.2020), met het oog op een aantal bijsturingen.

Het college van burgemeester en schepenen keurde het bijgestuurde thuiswerkbeleid goed op 12.08.2021. 

Het bijgestuurde thuiswerkbeleid werd op 13.08.2021 per mail voor advies voorgelegd aan de vakorganisaties. 

Het structureel thuiswerk kadert binnen een visie op 'hybride werken' waarbij werknemers deels van thuis uit en deels op kantoor werken. Het doel van hybride werken is om het beste van 2 werelden (thuiswerk en werkplek) te verenigen, afhankelijk van de activiteiten van de medewerkers, met het oog op maximale prestaties, sfeer en persoonlijk welzijn (work – life balans). Het betekent een win-win situatie voor zowel de medewerker als het lokaal bestuur.

Autonomie en verantwoordelijkheid van eenieder, alsook wederzijds vertrouwen en transparantie, staan hierbij centraal.

Het lokaal bestuur Kortessem krijgt bovendien de uitstraling van een flexibele en dynamische werkgever, die potentiële nieuwe talenten aantrekt en goede medewerkers in huis houdt.

De voornaamste bijsturingen hebben betrekking op:

• De functies die structureel thuiswerk kunnen aanvragen: alle functies komen in aanmerking om thuiswerk aan te vragen, met uitzondering van de functies die omwille van hun aard en eigenheid enkel op de werkplek kunnen worden uitgevoerd. In de oorspronkelijke tekst werd een onderscheid gemaakt waardoor administratieve functies enkel gebruik konden maken van occasioneel thuiswerk, maar geen structureel thuiswerk konden aanvragen. Dit onderscheid vervalt in het nieuwe voorstel, waardoor ook (bijna alle) administratieve medewerkers structureel thuiswerk kunnen aanvragen. De ervaring leert immers dat 'hybride werken' ook voor heel wat administratieve functies een meerwaarde kan betekenen. Met deze aanpassing wordt eveneens tegemoet gekomen aan bedenkingen die bij de oorspronkelijke tekst door de vakorganisaties en sommige raadsleden werden gemaakt. 
• De frequentie & timing van het structureel thuiswerk: medewerkers moeten minstens 3 dagen / week op de werkplek aanwezig zijn. Dit betekent dat: iemand die 5/5^de werkt maximum 2 dagen / week (of 1 dag en 2 halve dagen) structureel thuiswerk kan aanvragen, iemand die 4/5^de werkt maximum 1 dag / week (of 2 halve dagen) structureel thuiswerk kan aanvragen, medewerkers die 3/5^de of minder werken, geen structureel thuiswerk kunnen aanvragen. Een structurele thuiswerker en zijn / haar leidinggevende spreken vaste thuiswerkdagen af, in functie van de werking van de dienst. Dit kan op maandag, woensdag en vrijdag. Op dinsdag en donderdag wordt iedereen op de werkplek verwacht. In de oorspronkelijke tekst werd een norm bepaald van minstens 4 dagen / week op de werkplek, doch dan loopt men het risico voorbij te gaat aan een aantal opportuniteiten en voordelen van het hybride werken, én vallen heel wat medewerkers die 4/5de werken uit de boot, een opmerking die destijds zowel door de vakorganisaties als door sommige raadsleden gemaakt werd. Bovendien wordt uit verschillende bronnen vernomen dat de norm (3/2) de meest gangbare werkwijze is binnen de thuiswerkregelingen die momenteel op veel plaatsen wordt uitgewerkt. Ter info: uit een telewerkenquête van BDO in mei 2020 bleek dat 2 dagen of meer per week thuiswerken de absolute voorkeur geniet bij 66% van de deelnemers. Uit een telewerkenquête van BDO in juni 2021 bleek dat 84% van de respondenten 2 dagen of meer als ideaal zou aanzien om thuis te werken. De whitepaper en resultaten van de enquête van BDO worden toegevoegd in bijlage.
• De opvolging en de evaluatie van het thuiswerk: er is toenemende aandacht voor de verantwoordelijkheid van zowel de medewerker als de leidinggevende doorheen de aanvraag, de opvolging en de evaluatie van het thuiswerk. Goede afspraken en een goede opvolging hebben zodoende een nog belangrijker plaats gekregen.

Andere (kleinere) wijzigingen hebben onder meer betrekking op:

• de basisvoorwaarde met betrekking tot anciënniteit: 3 maanden in de plaats van 6 maanden, om potentiële nieuwe medewerkers sneller de kans te geven van deze mogelijkheid gebruik te maken.
• het occasioneel thuiswerk:
  • kan voor maximaal 1 week, waar er voorheen geen norm was bepaald.
  • de mogelijke reden 'ziekte van het minderjarig kind' werd verruimd naar 'ziekte van een inwonend gezinslid'.
  • het (ziekte)attest is slechts vereist wanneer het occasioneel thuiswerk meer dan 1 dag beslaat, en niet meer vanaf de eerste dag.
• administratieve vereenvoudiging: er wordt afgestapt van de vaste maximale duur van de thuiswerkovereenkomst van 1 jaar, waardoor de aanvraagprocedure jaarlijks opnieuw doorlopen zou moeten worden. De thuiswerkovereenkomst geldt dus in principe voor onbepaalde duur, doch wordt permanent opgevolgd en geëvalueerd, in het bijzonder via de jaarlijkse functioneringsgesprekken. Het thuiswerk kan dan ook te allen tijde bijgestuurd en/of stopgezet worden, op gemotiveerd verzoek van de medewerker en/of van de leidinggevende.
• de GSM-toelage voor structurele thuiswerkers: wordt licht opgetrokken van € 50,00 / jaar (voor 1 dag thuiswerk) naar een jaarlijkse toelage die overeenkomt met € 5,00 per maand (voor 1 dag thuiswerk / week) en € 10,00 per maand (voor 2 dagen thuiswerk / week), als overgangsmaatregel tot er een meer performant systeem is uitgewerkt en geïmplementeerd. 

De volledige tekst die het thuiswerk inclusief alle voorwaarden en afspraken omschrijft is toegevoegd in bijlage. In functie van de implementatie van het thuiswerkbeleid werd eveneens een aanvraag-, registratie- & evaluatieformulier evenals een ontwerpovereenkomst opgemaakt en toegevoegd.

Het verslag met gebundelde opmerkingen van de vakorganisaties alsook de antwoorden en/of motivatie om opmerkingen al dan niet te weerhouden worden eveneens toegevoegd in bijlage.

Voorgesteld wordt om de opmerking van ACOD: "Kan een medewerker ook ‘thuiswerken’ op een andere locatie die zich daartoe leent = telewerken?" te weerhouden en deze mogelijkheid te integreren in het het thuiswerkbeleid.

De andere opmerkingen worden meegenomen bij de eerstvolgende evaluatie van het thuiswerkbeleid, na ongeveer 1 jaar werking. 

Het college van burgemeester en schepenen heeft op 02.09.2021 het verslag, met de gebundelde opmerkingen van de vakorganisaties alsook de antwoorden en/of motivatie om opmerkingen al dan niet te weerhouden, goedgekeurd.

De gemeenteraad wordt gevraagd het bijgestuurde thuiswerkbeleid goed te keuren, om vervolgens toe te voegen aan het arbeidsreglement en uit te rollen binnen de organisatie.

De wet van 29.07.1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen en latere wijzigingen.

Het decreet lokaal bestuur van 22.12.2017, latere wijzigingen en uitvoeringsbesluiten.

Het bestuursdecreet van 07.12.2018.

Het besluit van de gemeenteraad van 13.10.2017 betreffende de goedkeuring van de rechtspositieregeling van het personeel, met ingang vanaf 13.10.2017

Het besluit van de gemeenteraad van 15.12.2017 betreffende de goedkeuring van het arbeidsreglement, met ingang vanaf 08.01.2018.

Het besluit van de gemeenteraad van 28.08.2020 betreffende de goedkeuring van het thuiswerkbeleid.

Het besluit van het managementteam van 24.06.2021 aangaande de evaluatie en de bijsturing van het thuiswerkbeleid.

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 12.08.2021 betreffende de goedkeuring van het bijgestuurde thuiswerkbeleid.

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 02.09.2021 waarbij het verslag, met de gebundelde opmerkingen van de vakorganisaties alsook de antwoorden en/of motivatie om opmerkingen al dan niet te weerhouden, goedgekeurd werd.

De adviesvraag per mail van 13.08.2021 ter attentie van de vakorganisaties.

Het verslag met de gebundelde opmerkingen van de vakorganisaties alsook de antwoorden en/of motivatie om opmerkingen al dan niet te weerhouden.