Momenteel wordt de administratie van de kerkhoven uitgevoerd via een totaal verouderd DOS programma, aangevuld met verschillende Excel lijsten. Het geheel is moeilijk up to date te houden en ook niet centraal te beheren. Er is ook geen koppeling met de andere administratieve toepassingen zoals het notulenbeheer.
Daarom wordt er voorgesteld om de huidige administratieve toepassingen uit te breiden met een extra module voor het centraal beheer van begraafplaatsen. Deze toepassing is geïntegreerd met andere reeds bestaande administratieve toepassingen zoals het notulenbeheer en er kan later optioneel een koppeling gemaakt worden met een GIS systeem zodra de plannen van de begraafplaatsen gedigitaliseerd zijn.
In het kader van de opdracht “Uitbreiding administratieve toepassingen met module begraafplaatsen” werd een bestek met nr. 2021-493 opgesteld door de Aankoopdienst, met de technische gegevens aangeleverd door de ICT-dienst.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 28.139,50 + € 5.909,29 (21% btw) = € 34.048,79 op 4 jaar, namelijk € 11.993,51 aan eenmalige opstartkosten en € 5.513,82 aan jaarlijkse kosten.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget en investeringsbudget van 2021 van het meerjarenplan 2020-2025, op budgetcodes 2402000/10/0119/01 (actie/raming AC000076/MJP000758) en 6130021/10/0119/01 (actie/raming AC000076/MJP000759).
De wet van 29.07.1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen en latere wijzigingen.
De wet van 17.06.2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17.06.2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 139.000,00 niet).
Het decreet lokaal bestuur van 22.12.2017, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, en artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
Het bestuursdecreet van 07.12.2018.
Het koninklijk besluit van 14.01.2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18.04.2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
De gemeenteraad keurt het lastenboek, de raming en de gunningswijze voor de opdracht “Uitbreiding administratieve toepassingen met module begraafplaatsen” goed.